Raison sociale
Les Agents libres est enregistré comme association d’artistes professionnels auprès du Registraire du Québec.
Des frais sont payables annuellement au Registraire des entreprises pour conserver le nom de l’association.
La mise à jour des membres du c.a. enregistrés est faite annuellement par le membre trésorier du conseil d’administration.
Les associations ne sont pas tenues de produire un rapport d’impôt, mais elles ne peuvent posséder d’actif à long terme.
Chaque année l’association doit donc utiliser tout l’argent reçu en cotisation de ses membres.
Conseil d’administration
Le conseil d’administration, constitué d’un minimum de trois ou d’un maximum de cinq membres, est élu à l’assemblée générale de l’automne. Les personnes élues doivent compléter un mandat de deux ans et idéalement les mandats doivent se chevaucher de manière à assurer une continuité.
Les membres du conseil d’administration se distribuent/ votent les tâches lors de leur première réunion.
Le CA doit voir au bon fonctionnement du regroupement et à la bonne gestion/ administration des cotisations; il est responsable de l’achat des services donnés aux membres votés en assemblée générale.
Lors de l’Assemblée générale de l’automne, les prévisions budgétaires ainsi que le montant de la cotisation pour l’année suivante sont présentées par le conseil d’administration aux membres pour approbation.
Les chèques sont adressés au membre trésorier et libellés à l’ordre des Agents libres; un courriel de la part du trésorier indiquant le montant voté et l’adresse d’envoi est expédié aux membres en début d’année.
Le CA envoie un reçu de cotisation au courant de l’année.
La cotisation des nouveaux membres est un frais de base de 50$ (couvrant la portion administrative et la gestion de la page web) plus le pro-rata de la cotisation annuelle des membres.
Les Agents libres ont un compte dans une Institution Financière.
Seuls les membres du CA sont autorisés à signer les chèques.
Le CA décide des lieux et dates des assemblées générales des membres deux fois par année après consultation «doodle».
Les membres du CA sont tenus d’assister, autant que possible, aux deux assemblées générales.
Le CA assure le suivi des décisions de l’assemblée générale.
Une réduction de cotisation est octroyée aux membres du CA pour couvrir leurs frais occasionnés par les réunions.
Descriptions de tâches – Coordonnateur les Agents Libres
Le coordonnateur est invité aux réunions du CA. Pour cette raison, il bénéficie lui aussi d’une réduction de cotisation en dédommagement des dépenses occasionnées par ces réunions.
Le coordonnateur est payé en deux versements les 15 janvier et 15 juin de l’année.
Description de tâche:
- responsabilité des retransmissions des breakdowns envoyés à admin@lesagentslibres.ca et suivi
- mise à jour hebdomadaire du référencement pour le site web (SEO Attracta)
- correspondance et communications avec les membres en tant que coordonnateur
- Intermédiaire pour Casting Workbook, suivi pour casting hors Québec et acheminement des pièces jointes aux breakdowns lorsque nécessaire
- présence aux réunions du CA lorsque requis
- gestion du site web:
– revue trimestrielle de toutes les pages du site et recommandations aux membres pour assurer l’uniformité dans la présentation et la mise à jour du contenu désuet (après deux notifications sans signe de vie, aviser le CA)
– mise à jour du contenu des pages communes,
– affichage des procès-verbaux des assemblées générales et autres communications concernant les membres - atelier vidéo «pas à pas» sur la mise à jour du site web pour les membres, soutien technique aux recrues et suivi pour les membres en cas d’impasse
- gestion de notre nom de domaine et de l’hébergement sur internet de notre site
Le temps consacré à la tâche est très variable mais représente cinq à dix heures par semaine en moyenne.
Le coordonnateur est invité aux réunions du CA. Pour cette raison, il bénéficie lui aussi d’une réduction de cotisation en dédommagement des dépenses occasionnées par ces réunions.
Le coordonnateur est payé en deux versements les 15 janvier et 15 juin de l’année.
Lors du décès d’un de nos membres, un responsable des Agents Libres enlèvera le profil du membre sur la page acteur et laissera active pendant quelques semaines celle de l’acteur en ayant pris soin d’y ajouter la notice nécrologique.
En ce qui concerne les demandes de médias qui veulent couvrir l’événement, nous leur enverrons le message suivant par courriel :
Madame, Monsieur,
Nous avons pris connaissance de votre message. Sachez que nous sommes un regroupement d’acteurs. Bien que nous étions collègues de _________, nous ne sommes malheureusement pas responsables de vous informer des circonstances entourant son décès.
Il nous fera plaisir de transmettre vos coordonnées à la famille immédiate afin, d’éviter certaines incompréhensions et/ou de la mauvaise information.
Nous leur laissons le soin de décider ou non, de communiquer avec vous.
Salutations,
Les Agents Libres