1 – Chaque membre des Agents libres doit être membre actif de l’U.D.A. et posséder une adresse électronique.
2 – Chaque membre des Agents libres doit s’impliquer activement dans le regroupement. Par exemple :
En participant au rayonnement des Agents libres :
Proposer différentes façons de promouvoir le regroupement et d’en accroitre la visibilité ;
Proposer des projets ou participer aux projets proposés par d’autres membres :
En s’impliquant sur des comités ou au CA ;
En contribuant à alimenter la page Facebook officielle du regroupement en y faisant paraître des nouvelles pertinentes concernant ses récentes activités artistiques (contrats, productions, participation à des évènements médiatiques).
En faisant office de secrétaire ou de président.e d’assemblée lors des Assemblées générales.
3 – Les membres des Agents libres ne peuvent être représentés par un agent. Toutefois, un Agent libre peut faire appel aux services d’un tiers pour négocier un contrat à la pièce. Il peut s’engager un agent hors Québec, à condition d’en informer le CA et faire la preuve qu’il n’y a pas de conflit ni de propositions en double.
4 – Le regroupement compte au maximum quarante-cinq (45) membres.
5 – Le membre doit acquitter ses frais annuels entre le 1er et le 15 janvier, sans quoi, dès le 16 janvier, il sera privé des breakdowns.
Si le membre n’a toujours pas payé au 31 janvier, il est automatiquement exclu du regroupement. Si un membre éprouve certaines difficultés à payer, un arrangement doit être pris AVANT le 15 janvier avec le CA.
6 – Exclusion
Après trois avertissements du CA pour infraction aux règlements internes sur une période de deux ans, le membre est exclu du regroupement. Si le membre commet une faute grave il pourrait être exclus sans préavis, par exemple :
fait partie d’une agence d’artistes
dévoile le contenu des breakdowns en dehors du regroupement
se comporte de façon inapproprié qui pourrait porter atteinte à la réputation des Agents libres
Un membre exclu ou qui quitte le regroupement volontairement ne peut de nouveau poser sa candidature pour faire partie des Agents libres avant deux (2) ans et il devra s’acquitter des frais de tout nouveau membre.
Le membre qui quitte le regroupement, volontairement ou non, ne reçoit aucun remboursement.
7 – Le membre doit fournir le matériel promotionnel nécessaire au site internet et aux outils de promotion conformément aux directives et aux conditions stipulées dans le document « standards web » accessible dans l’espace membre du site web des Agents libres.
8 – Les informations retransmises par le coordonnateur sont strictement confidentielles et ne peuvent en aucun cas être divulguées à un tiers.
9 – Le membre est tenu de répondre à TOUS les sondages « Doodle » en provenance du CA, du coordonnateur et des différents comités. Il est tenu également de faire suite à toutes requêtes provenant du coordonnateur.
Le membre qui doit s’absenter pour une période prolongée ou qui se trouve dans l’impossibilité de prendre ses courriels doit en aviser le coordonnateur afin d’éviter qu’on attende inutilement sa réponse aux communications.
Le membre peut demander la suspension de l’envoi des breakdowns pour une période déterminée (sans aucun remboursement).
10 – Les membres peuvent communiquer entre eux via admin@lesagentslibres.ca ou la page Facebook du groupe secret pour partager toute rumeur (information) intéressante concernant de nouveaux projets de production. Ce réseau est professionnel et ne peut être utilisé pour des motifs personnels.
11 – Le membre se suggère lui-même par courriel selon les soumissions des directeurs de casting. Il est convenu que le membre ne harcèle pas les directeurs de casting qui n’ont pas répondu à ses suggestions. Le membre a une attitude respectueuse et professionnelle en audition.
Exceptionnellement et ponctuellement, un Agent libre peut proposer son propre enfant pour le casting d’un rôle qui lui semble approprié, à condition que l’enfant ne soit pas représenté par un agent et que l’enfant ait moins de 18 ans.
LES ASSEMBLÉES
12 – Les membres sont convoqués à deux assemblées générales par année (l’une à l’automne et l’autre au printemps).
Les dates des assemblées générales sont déterminées en fonction du résultat d’un sondage (Doodle)
Le lieu des assemblées est déterminé par les membres du CA et est transmis aux membres quelques jours avant l’assemblée.
Tous les membres peuvent faire office de président.e et de secrétaire d’assemblée sauf le coordonnateur et les membres du CA.
Les aspirants membres sont acceptés ou refusés à l’issue d’un vote secret à majorité simple, soit 50% +1.
Concernant l’accueil d’un nouveau membre au sein du groupe, seule la mention « accepté.e » doit figurer au procès-verbal (aucun décompte détaillé des votes).
Les membres présents à l’assemblée constituent le quorum.
LE CA
13 – Le CA est constitué d’au moins cinq (5) Agents libres élus en assemblée générale pour un mandat de deux ans.
Le CA a le mandat de :
Préparer les assemblées bisannuelles
De veiller à ce que les règlements internes soient respectés, il se réserve le droit, selon son jugement, d’imposer des mesures disciplinaires contre un membre qui ne s’y conforme pas. (voir point 7). Ces mesures peuvent aller jusqu’à l’expulsion sans avertissement préalable en cas de faute grave (voir point 7)
Superviser les divers comités internes
Gérer la correspondance interne et externe
Trésorerie :
Aviser le CA aussitôt qu’un membre est en défaut de paiement.
Gérer le budget en toute transparence.
Fixer les frais annuels et le soumettre aux autres membres du CA pour approbation.
Présenter lors de l’AG de l’automne, le budget annuel détaillé (incluant le montant suggéré pour la cotisation de l’année suivante) que les membres du regroupement devront adopter.
Note : Le trésorier ou la trésorière qui ne peut participer à l’AG de l’automne peut déléguer cette tâche à un autre membre du CA.
14 – Lorsqu’un membre qui siège au CA a terminé son mandat de deux ans et ne souhaite pas le renouveler, le CA en avise les membres du regroupement. L’élection d’un nouveau membre au CA se fait lors de l’assemblée qui suit.
15 – Un montant de 25$ est attribué au membre du CA (ou d’un comité́) qui reçoit pour une réunion avec un plafond de 125$ annuellement par comité.
16 – LA COORDINATION
Celle ou celui qui occupe cette fonction au sein des agents libres reçoit une rémunération qui correspond à 18$/mois par membres (plus taxes) afin de remplir son mandat.
Le coordonnateur ou la coordonnatrice a le mandat
De planifier les réunions du CA
Retransmettre les breakdowns à tous les membres
Retirer un membre fautif de la liste d’envoi à la demande du CA
Voir au respect des normes de notre site web
Gérer certaines correspondances externes ou internes.
Gérer les inscriptions des membres du regroupement au service Casting Workbook et veiller à ce qu’ils respectent un standard acceptable sur leur page personnelle pour ne pas nuire à la réputation des AG.
17 – Les comités tels que Promotion, Party (Fêtes) et autres doivent informer le CA de leurs activités.
18 – Le regroupement est membre du Casting Workbook et les membres désirant y être inscrits doivent en faire part au coordonnateur.
Devenir membre
19 – Les enfants ne sont pas admis.
20 – Les candidatures d’artistes ayant une formation sont favorisées. Les critères d’autonomie, de crédibilité, de fiabilité et d’engagement sont la base de la sélection.
21 – Les personnes intéressées à devenir membre doivent connaître un membre dans le regroupement prêt à les parrainer ou encore rencontrer deux membres du regroupement désignés par le CA. Le parrain doit obligatoirement être présent physiquement (ou virtuellement dans le cas d’une réunion virtuelle) à l’assemblée générale pour proposer la candidature d’une recrue au point prévu à l’ordre du jour. Le membre parrain doit être convaincu de la valeur ajoutée au regroupement par la recrue, notamment de son autonomie et de sa volonté à s’impliquer. Après avoir débattu, l’assemblée vote l’acceptation ou le refus d’un candidat. Les parrains peuvent présenter un maximum de deux candidats. Ce sont les parrains qui assurent le suivi des candidats acceptés ou refusés.
22 – Les personnes intéressées à devenir membre doivent fournir une lettre de présentation et d’intérêt ainsi que CV, photo et un démo vidéo.
23 – Le recrutement des nouveaux membres, à moins de circonstances exceptionnelles, se fait une fois par année, lors de l’assemblée générale de l’automne.
24 – Les nouveaux membres doivent payer des frais d’inscription établis par l’assemblée générale en sus de leur cotisation annuelle.
(adopté AG printemps 2018)